22. 06. 2010

Asjaajamine

Asjaajamine on sõna, mille tähendus on mitmeti tõlgendatav. Kui rääkida kellestki, kes „ajab asju“, siis tekib kujutluspilt ärimehest või muidu tegusast tüübist. Kui aga rääkida nt laialtlevinud sekretär-asjaajaja ametist, siis see pole sugugi sekretär, kes ärinaise kombel käib „asju ajamas“ vaid tema ülesanneteks on hoopis dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi.

Kui vanasti tähendas see puhtalt paberitega jahmerdamist, kus iga dokument oli kindlas kaustas, siis tänapäeval on olukord veelgi keerulisem, sest dokumentide all mõistetakse ka e-kirju, mistõttu kogu see asjaajamisega kaasnev on parajalt mahukas. Kui osad dokumendid (paberil) on kaustas riiulil ja teised dokumendid (elektroonilised) on arvuti kõvakettal, siis on tihti üsna keeruline leida kiiresti seda õiget. Seepärast peab igas organisatsioonis olema kindel asjaajamiskord, et kõik oleks kontrolli all. Suureks abiks asjaajamise korraldamisel on Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määrusega nr 80 kehtestatud Asjaajamiskorra ühtsed alused (AÜA). Nende aluste eesmärk on luua põhimõtted organisatsioonide järk-järguliseks üleminekuks elektroonilisele dokumendihaldusele ja korraldada asjaajamine selliselt, et nii paber- kui ka digitaalsed dokumendid oleksid saadud, menetletud ning hoitud ühtsetel põhimõtetel. Toongi siinkohal Sinuni olulisemad nõuded asjaajamisele:

§ 2. Üldised nõuded

(1) Asutuse asjaajamine peab tagama:
1) asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses;
2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele;
3) dokumentide kiire ringluse;
4) dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile;
5) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise;
6) tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli;
7) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul.
(2) Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel.
(3) Asutuse asjaajamine peab aitama kaasa asutuse töö efektiivsuse tagamisele ning isikute ladusale teenindamisele.
(4) Asutuse asjaajamises lähtutakse headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest.

§ 10. Üldnõuded dokumentidele

(1) Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja standardites ettenähtud nõuetele.

(2) Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike.

(3) Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile.

(4) Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda:
1) dokumendi liigist;
2) sarjast, kuhu dokument kuulub, ja säilitustähtajast;
3) nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul;
4) võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida.

(5) Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat.

(6) Kõik dokumentide ja nende menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.

 

Nagu näed, on asjaajamises reeglid üsna täpselt paika pandud. Seepärast peabki organisatsiooni asjaajamiskorra koostamisel juhinduma asjaajamiskorra ühtsetest alustest. Muidugi, neid seadusi, mis puudutavad dokumentide loomist ja haldamist, on teisigi, aga neist on pikemalt juttu meie põhikursusel.