27. 06. 2010

Dokumentide loomine

Dokumendi definitsioone on mitu. Dokumendi defineerimise puhul peab arvestama, et ka elektrooniliselt loodud tekst või e-mail võib olla dokument. Siinkohal kolm peamist definitsiooni dokumendi kohta:

1. Arhiiviseaduse mõistes on dokument mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks.
2. Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivi 2003/98/EÜ punkt 11 järgi on dokument mis tahes tegevuse, faktide või andmete väljendus või nende tegevuste, faktide või andmete kogum, olenemata andmekandjast (paberile kirjutatud või elektroonilises vormis või heli-, visuaal- või audiovisuaalsalvestisena säilitatav), mis on avaliku sektori asutuste valduses.
3. Dokument tekstitöötluse mõistes on nimega, struktureeritud tekstiüksus, mis võib sisaldada pilte ning mida saab eraldi üksusena salvestada, redigeerida, otsida ja süsteemide või kasutajate vahel vahetada. Dokumendid salvestatakse andmekandjatele failidena, mis vastavad teatud failivormingule, näiteks OpenDocument või PDF failivormingule.

Nagu näha, on dokumentidel omad kindlad tunnused, mille järgi neid tuvastada. Kuidas aga ise dokumente luua, on juba väheke keerulisem, kui pole seda enne teinud. Ja isegi kui on tehtud, siis on hea meelde tuletada põhireeglid.
Niisiis – dokumendi tähtsaim eesmärk on midagi tõestada. Dokumendi tõestusväärtus on tagatud, kui dokument on autentne ja usaldusväärne. Dokument peab olema vormistatud korrektselt ja vastavuses konkreetse dokumendiliigi vorminguga. Samuti peab olema tagatud dokumendi tõestusväärtus ettenähtud säilitustähtaja jooksul.
Ametlikud dokumendid vormistatakse dokumendiplangile (organisatsiooni plank, struktuuriüksuse plank, ametikoha plank). Dokumendi liigist olenevalt kasutatakse kirjaplanki, üldplanki või soovi korral vastava dokumendiliigi planki.

Seega tuleb dokumentide loomisel lähtuda:
-dokumendi liigist
-dokumendi säilitustähtajast
-nõudest tagada dokumendi tõestusväärtus kohustusliku säilitustähtaja jooksul

Üldnõudeid dokumentide vormistamisele on järgmised:
Dokumendid vormistatakse reeglina dokumendiplankidele. Plank on kindla formaadiga paberileht, millele on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid.
Üldjuhul on plangi formaat A4 (210 x 297 mm).

Plank on
-ettevõttel
-ettevõtte struktuuriüksusel, kui see on ette nähtud põhikirjas või struktuuriüksuse põhimääruses
-juhil, kellel on õigusakti andmise õigus

Igal ettevõttel on
-üldplank
-üldplangi alusel moodustatud dokumendiliigi plank (ametikirja, käskkirja, korralduse jt plangid).

Planke eristab neile trükitavate rekvisiitide (edaspidi elementide) koosseis.

Paberkandjal plangile on soovitatav kanda turvaelement, et
-tagada dokumendiplankide võltsimiskindlus
-lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast

Turvaelemendid on:
-vesimärk
-rastertrükk
-reljeef- või värvi (foolium)trükis sümboli kujutis
-reljeefpitsatiga valmistatud element
-plangi number

Plangile trükitud elemendid peavad olema sellise tumedusastmega, mis võimaldab dokumente kopeerida. Ei soovitata kasutada musta trükivärvi.
Dokumendiplangid trükitakse eesti keeles, vajaduse korral lisatakse tõlge võõrkeelde või võõrkeeltesse. Kahes või enamas keeles plankidel paigutatakse esikohale dokumendi väljaandja nimetus eesti keeles, seejärel võõrkeeltes keelte tähestikulises järjekorras.

Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks (tekstivaba pind) ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks.
Soovitatavad veeriste mõõdud on:
vasak veeris ……. 3,0 cm
parem veeris …… 1,5 cm
ülemine veeris…. 1,2 cm
alumine veeris ….1,2 cm

Täidetaval pinnal vormistatakse elemendid (k.a mitmerealise elemendi kõik read)
-vasakust veerisest plokkstiilis (vasakpoolsete elementide plokk) või
-vasakust veerisest 9,2 cm kaugusel (parempoolsete elementide plokk).

Üldplank
Üldplangile vormistatakse õigusaktid ja teised dokumendid, mida ei adresseerita. Üldplank koosneb järgmistest osadest:

1) Kirjapeaväli
Asukoht: ülemine piir on 0,8 cm kaugusel ja alumine piir 4,2 cm kaugusel plangi ülaservast.

Kirjapeaväljale kujundatakse:
-ettevõtte logo, mis trükitakse täpses vastavuses kehtestatud konfiguratsiooni ja värvidega. Logo vormindatakse üldjuhul ettevõtte nimetuse ette või lõppu.
-dokumendi väljaandja
1. ettevõtte nimi (ettevõtte plangil) või
2. ettevõtte ja tema struktuuriüksuse nimi (struktuuriüksuse plangil) või
3. ametiisiku täielik ametinimetus (ametikoha plangil)

Struktuuriüksuse plangi koostamine on mõeldav juhul, kui struktuuriüksuse juhil on allkirjaõigus. Struktuuriüksuse nimetus kujundatakse ettevõtte nimetuse all eraldi real ja mõlemad nimetused on nimetavas käändes.

Ettevõtte plank:

AS TULJAK

Struktuuriüksuse plank:

AS TULJAK
Finantsosakond

Ametiisiku plangil peab ametinimetus sisaldama ka ettevõtte nime:

AS TULJAK TEGEVDIREKTOR

2) Dokumendiliigi nimetuse koht
Asukoht: 5,5 cm kaugusel plangi ülaservast ja vormistatakse vasakust veerisest või tsentreeritult.

3) Dokumendi väljaandmise (koostamise) koht
Asukoht: vormistatakse vasakust veerisest ja 6,3 cm kaugusel plangi ülaservast samal kõrgusel kuupäeva ja numbri asukohaga.

4) Kuupäeva ja numbri koht
Asukoht: 6,3 cm kaugusel plangi ülaservast rekvisiitide parempoolses veerus, s.o 9,2 cm kaugusel vasakust veerisest.

Üldplank on aluseks ettevõtte dokumendiliigi plankide (kirjaplank, käskkirjaplank) kujundamisele.

Dokumentide loomise oskus on oluline igas organisatsioonis. Enamasti kasutatakse organisatsioonides nö näidisdokumente, mis pärinevad kes-teab-mis-ajast ja kes-teab-kelle käest. Seega on hea, kui juhiabi oskab ise õigesti koostada kõik vajaminevad dokumendid.