11. 07. 2010

Personalihaldus

Paljudes organisatsioonides peab juhiabi kokku puutuma ka mingil määral personalitööga. Kasvõi lihtsalt seepärast, et omada ülevaadet, kes organisatsioonis töötavad. Vahel on aga nii, et juhiabi peabki täitma ka personalijuhi ülesandeid.
Personalihaldus on ühest küljest lihtne (kui kõik asjad laabuvad tõrgeteta), kuid samas võib see olla paras peavalu, kui miskit valesti läheb.

Alustame kohe algusest.
Kui organisatsiooniga liitub uus inimene, sõlmitakse temaga tavaliselt tööleping. Töölepingus peavad kajastuma järgmised andmed:

1) tööandja ja töötaja nimi, isiku- või registrikood, elu- või asukoht;
2) töölepingu sõlmimise ja töötaja tööle asumise aeg;
3) tööülesannete kirjeldus;
4) ametinimetus, kui sellega kaasneb õiguslik tagajärg;
5) töö eest makstav tasu, milles on kokku lepitud (töötasu), sealhulgas ajandustulemustelt ja tehingutelt makstav tasu, töötasu arvutamise viis, maksmise kord ning sissenõutavaks muutmise aeg (palgapäev), samuti tööandja makstavad ja kinnipeetavad maksud ja maksed;
6) muud hüved, kui nendes on kokku lepitud;
7) aeg, millal töötaja täidab kokkulepitud tööülesandeid (tööaeg);
8) töö tegemise koht;
9) puhkuse kestus;
10) viide töölepingu ülesütlemise etteteatamise tähtaegadele või töölepingu ülesütlemise etteteatamise tähtajad;
11) tööandja kehtestatud reeglid töökorraldusele;
12) viide kollektiivlepingule, kui töötaja suhtes kohaldatakse kollektiivlepingut.

Kui kõik eelpool loetletud tingimused on töölepingus kirjas, siis on töölepinguga korras.

Nüüd, kui tööleping on vormistatud ning kõik vajalikud tingimused seal täpselt määratletud, on vaja töötaja kohta vajalikud andmed talletada. Sõltuvalt organisatsioonist on selleks vastav kaust kas paber- ja/või digidokumentide jaoks.  Uue töölepingu seaduse jõustumisega ei nõuta enam isikukaartide täitmist töötajate kohta. Ühest küljest muidugi hea, et ei pea asjatult paberit kulutama. Samas aga on siiski vaja töötajalt küsida lisaandmeid nagu nt andmed laste kohta. Seda on vaja kahel põhjusel:

1. Töölähetusse saatmisel. Tööandja võib töölähetusse saata alla kolmeaastast last kasvatava töötaja ainult tema nõusolekul.

2. Puhkuste andmisel. Puhkuste andmisel on vaja arvestada paljuski lastevanemate soovidega. Näiteks seitsme- kuni kümneaastast last kasvatav vanem võib nõuda põhipuhkust talle sobival ajal lapse koolivaheajal samas kui kuni seitsmeaastast last kasvatav vanem võib nõuda põhipuhkust ükskõik millisel ajal.

Järgmine oluline asi, mida tööandja peab koostama, on puhkuste ajakava. Enamasti ükski organisatsiooni juht sellega ei tegele ning juhiabi või sekretär on siis see, kes puhused peab kokku klapitama. Ajakava koostamisel peab arvestama 2 olulise asjaga:

– Puhkuste ajakava tuleb koostada kalendriaasta kohta ning selle peab töötajatele teatavaks tegema esimese kvartali jooksul. Puhkuse ajakavasse märgitakse nii põhipuhkus kui ka seni kasutamata puhkus.

– Põhipuhkuse peab ära kasutama kalendriaasta jooksul. Sealjuures üks osa puhkusest peab kestma vähemalt 14 päeva. Ülejäänud puhkus võib olla väiksemate osadena, kui pooled selles kokku lepivad. Arvestama peab sellega, et tööandja võib keelduda puhkusest, mis on lühem kui 7 päeva.

Üldjoontes tuleb puhkuste ajakava koostada ikkagi organisatsiooni vajadustest lähtuvalt ning võimalusel arvestada töötajate soovidega (va töötajad, kes võivad nõuda puhkust neile sobival ajal). Nüüd, kui ka puhkuste ajakava on koostatud, on suur osa personalihaldusest tehtud.

Kolmas ja enamasti kõige keerulisem osa personali haldamisest on töösuhte lõpetamine.
Kui töötaja lahkub töölt omal soovil, pole muud, kui võtta vastu töötaja avaldus ning lõpetada leping etteteatamistähtaega arvestades.
Kui aga initsiatiiv tuleb tööandja poolt, siis on enamasti protsess ebameeldiv. Aga kui on vaja, siis on vaja. Kõige suuremad vaidlused töösuhetes ongi seotud töölepingute lõpetamisega. Kuna probleeme on palju, siis on nt Tallinnas 4 töövaidluskomisjoni. Peamine põhjus, miks töövaidlus tekib, on reeglina töölepingu ebaseaduslik lõpetamine ja sellega kaasnev hüvitise nõue, uue terminoloogia järgi taotletakse töölepingu ülesütlemise tühiseks tunnistamist.
Peamised vead, mis tehakse, on näiteks vale alus lepingu ülesütlemiseks või ei järgita etteteatamistähtaega. Kui eelmise seaduse järgi oli võimalik määrata distsiplinaarkaristus(i), siis uue seaduse kohaselt sellist mõistet pole. Seega ei saa töötajat ka koheselt töölt vabastada kehtiva distsiplinaarkaristusega, sest selliseid karistusi ei eksisteeri enam. Uue seaduse kohaselt peab enamasti töösuhte lõpetamisele eelnema hoiatus. Kui töötaja mõistliku aja jooksul pärast hoiatust jätkuvalt rikub töökohustusi, siis võib juba töölepingu lõpetada. Aga ka sellisel juhul peab ülesütlemisavalduses olema pikalt ja põhjalikult lahti seletatud, miks töötajaga tööleping lõpetatakse. Isegi, kui tööandjal on majanduslikud raskused, ka sellisel juhul peab põhjendama ülesütlemisavalduses töösuhte lõpetamist pikemalt kui ühe lausega.
Tegelikult on käesoleva seaduse järgi töölepingu lõpetamine suhteliselt lihtne. Oluline on jälgida, et lõpetamise selgitus oleks põhjalik, kergesti arusaadav ja loogiline. Ning kui kõiki ettetatamistähtaegu järgida, siis ei olegi asi väga keeruline. Alati tasub seadus ette võtta ja veenduda, et kõik ikka klapib.

Personalihaldus hõlmab tegelikkuses palju enamat, aga kui põhiasjad on selged, siis muud teadmised on võimalik aja jooksul juurde õppida.