14. 06. 2010

Kuidas saada väga heaks juhiabiks?

Paljude meelest on sekretäri või juhiabi töö hästi lihtne – vastad telefonile, naeratad ja sellega laias laastus asi piirdubki. Vahel ehk pead mõne meili saatma ja miskit nipet-näpet veel tegema..

Tegelikult on asjalood muidugi sootuks teisiti. Eks need, kes seda tööd teinud on, teavad täpselt, et juhiabi töö on üsna keeruline. Kohe esimene oluline asi, mis selle töö keeruliseks teeb on see, et juhiabi on ülejäänud töötajate otsene ühendus juhiga. See tähendab ka üsna suurt vastutust, sest ühest küljest peab juhiabi samastuma ülejäänud töötajatega, sest ta on ka ise selle firma töötaja, teisalt aga peab ta olema juhi parem käsi ehk siis kaasa aitama organisatsiooni juhtimisele.

Anname siinkohal 10 väärtuslikku soovitust, mida järgides võid saada oma töös väga heaks:

1. TUTVU PÕHJALIKULT ORGANISATSIOONIGA KUS SA TÖÖLE HAKKAD

Kohe alguses pead Sa endale selgeks tegema, millega sul on tegu. Kui sa alustad kuskil organisatsioonis tööd, siis loodetavasti on olemas ka vastav uue töötaja programm. Aga kui sellist programmi ei ole ja Sind visatakse lihtsalt tundmatus kohas vette, siis võta endale kohustus kõik asjad ise selgeks saada, nagu nt

– Mis laadi organisatsiooniga on tegemist ja mis on organisatsiooni peamine ülesanne?
– Kes on selle organisatsiooni kliendid?
– Kes on teiste osakondade juhid?
– Mismoodi erinevad osakonnad omavahel koostööd teevad?

2. VALI HOOLEGA

Paljud juhiabid on tihtipeale väga erinevad neist inimestest kellega nad koos töötavad. Nad teavad, et suhted on partnerlus ja selle taga on nagu Ying ja Yang filosoofia.

Näiteks ekstravertne ja keevaline juht võib paremini sobida juhiabiga, kes on vaiksem ja töösse süvenenud samal ajal kui vaikne ja numbrites nokitsev ülemus võib paremini sobida ekstravertse juhiabiga, kes saab hakkama iga ülesandega.
Igatahes on oluline kohe alguses selgeks teha oma tööstiil, et Su ülemus saaks täpselt aru, kuidas Sa töötad ning kuidas Sina saad teda tema töös aidata, et tal oleks rohkem aega tähtsamate küsimustega tegelemiseks.

Näiteks kas Sa saad hästi hakkama inimesega, kes annab sulle väga täpsed juhtnöörid millegi tegemiseks või vajad rohkem mänguruumi, et saaksid iseseisvalt töötada? See on väga oluline, sest sellest sõltub, kuidas Sa end oma töös hakkad tulevikus tundma päevast päeva, kuust kuusse ja aastast aastasse.

3. PANE HOOLEGA TÄHELE

Kui Sa oled juba oma ametipostil, siis on väga oluline küsida küsimusi.
Juhiabi ülesanne on teada võimalikult palju organisatsioonis toimuvast ja seepärast pead olema kindel, et tead kõigest, mis toimub kõigis osakondades. Sellega saad hoida oma ülemust kursis võtmeküsimustega ja arendada organisatsiooni tegevusplaane.

Kindlasti ei ole vaja ringi nuhkida (sest Sa ei taha saada tuntuks kui kontorinuhk), aga kui Sa tead millestki, mis võib mõjutada Su ülemust, siis pead otsustama, kellele lojaalne olla.

4. LIHVI VIIMSENI OMA SUHTLEMISOSKUST!

Mõtle sellele, kuidas Sa kõlad, milliseid sõnu Sa kasutad ja kuidas need mõjuvad inimestele, kellega suhtled.

Kõigepealt – kuidas Sa kõlad? Kas Sa tead seda? Kas Sul on selge tugev hääl või see on hoopis uje ja vaikne. Ei ole kindel? Salvesta oma hääl, kuula ennast ja küsi oma usaldusväärsetelt sõpradelt ja tööta oma hääle kallal. Üks kõige võimsamaid viise tugevama hääle saamiseks on rääkimise tempot aeglustada – see on üsna uskumatu, millise mõju see võib anda – proovi seda!
Järgmisena mõtle sellele, milliseid sõnu Sa kasutad. Lõika välja üleliigsed (parasiit-) sõnad. Hoia oma suhtluskeel lihtsana. Närvilised ja ebakindlad inimesed kasutavad pabistades palju rohkem sõnu kui oleks vaja ühe lihtsa teate edastamiseks. Ja enesekindlad inimesed räägivad kohe asjast.

Enne kui midagi ütled, mõtle läbi, mida Sa tahad öelda. Harjuta enne ja siis kasuta seda täpselt nii nagu vaja.

5. ÜTLE NII NAGU ASI ON

Kui Sa oled oma suhtlemise juba viimseni ära lihvinud, siis järgmisena pead treenima oma enesekindlat käitumist igapäevaselt. Enesekindlus on viis vastu astuda ebameeldivale või raskele, ilma, et Sind või teisi protsessis osalejaid ära tallataks. Kui Sa oskad olla piisavalt enesekindel, siis võid läbi rääkida mõistlikke uuendusi või muudatusi, esitades täpselt, mida Sa mõtled, tunned ja tahad.

Juhiabi peab pidevalt demonstreerima enesekindlust oma rollis ülemuse ja teiste kolleegidega. Siin on paar suurepärast viisi kuidas kõlada enesekindlalt:

Kui väljendad oma eelistust või arvamust: “Mina eelistaksin ..” või “Mulle meeldiks ..”
Kui väljendad oma tundeid: Mulle tundub …”
Kui taotled midagi: “Palgatõus ei olnud selline nagu ma lootsin. Ma lootsin vähemalt X% palgatõusu”
Kui Sa oled eriarvamusel: “Ma ei ole teiega nõus kui te ütlete…”
Kui vastad jaatavalt või eitavalt ilma vabandusi otsimata: ”Ma ei saa kahjuks selles osas aidata” (Ja rohkem ei ütle midagi).

6. LIHTNE NAGU 1-2-3

Tunned, et oled ülekoormatud, stressis ja läbipõlenud? See on juhiabidele täiesti tavaline ja iseloomulik sümptom. Enamusest neist tunnetest saab üle kui järgid järgnevaid reegleid, mis aitavad Sul eristada olulised asjad ebaolulistest.

Mõned vihjed:
– Proovi oma päevaplaan teha iga päev samal ajal. Kasuta seda aega selleks, et vaadata üle juba tehtud asjad ja panna kirja tegemist vajavad asjad.
– Kasuta ainult ühte päevaplaani või märkmikku. Kui on eraldi tööplaan ja isiklik plaan, siis see võib tekitada palju segadust.
– Tee tegemist vajavate ülesannete nimekiri iga päev. Ole täpne tegevuse sõnastuses. Selle asemel, et kirjutada “uurida seminari toimumiskohti”, kirjuta “otsi 2 seminari paika mille hulgast valida”.
– Jaga oma tööde list 3 kategooriasse: A, B ja C tähtsusega. A ülesanded on tähtsad. Need on need asjad, millised peab ära tegema samal päeval.
B ülesanded võivad olla pakilised, aga mitte nii tähtsad ja ei juhtu miskit hullu, kui neid ei tee samal päeval ning C on need asjad, mida peaksid tegema siis kui selleks aega on. Võta eesmärgiks tähtsad asjad kohe ära teha. Pea meeles 80/20 reeglit: 80% tulemust tuleb 20% pingutusest.
– Alusta A ülesannetest. Ära tegele C ülesannetega kuna need on lihtsamad. Samuti proovi A ülesanded omakorda jagada väiksemateks osadeks, siis on neid lihtsam nimekirjas maha tõmmata.
– Kriipsuta maha ülesanded, millised oled ära teinud. Sellega annad endale saavutustunnetuse.
– Ära topi oma päeva tihedalt ülesandeid täis. Jäta ruumi erakorraliste asjade jaoks.
– Esmalt planeeri oma päevakava nii, et Sa saaksid tehtud oma paberitöö. Planeeri aeg oma märkmikus ja pea sellest kinni.
– Ära kunagi tegele ühe paberiga rohkem kui korra. Kindlasti väldi “ma hetkel panen selle siia” harjumust. Iga paber, mis sinuni jõuab, pane kohe õigesse kohta, mitte lihtsalt ühtsesse paberivirna ootele.
– Täiendav paberite hoiuruum täitub kiiresti. Proovi vähendada või välja visata üleliigsed paberid paberisahtlitest. Püüa hoida laual vaid 2 paberisahtlit – sissetulevad ja väljaminevad paberid.
– Ära hoia visiitkaarte sahtlisse pistetuna. Sisesta kaartidel saadud andmed kontaktide andmebaasi ja siis pole Sul kaarte enam vaja. Niimoodi leiad Sa arvutist vajalikud kontaktid palju kiiremini kui kõiki visiitkaarte läbi lapates.

7. ÕPI PIDEVALT

Jälgi, et oleksid mängust ees ja täienda oma IT-alaseid oskusi. Tänapäeva kiires maailmas ei ole ülemustel tihtipeale aega endal asju välja nuputada. Tee enda ja ülemuse elu lihtsamaks koolitades ennast tipptasemel. Sa pead teadma, kuidas luua suurepäraseid esitlusi, kena väljanägemisega aruandeid ja pead oskama välja tuua väärtuslikke andmeid keerulistest arvutustabelitest. Need pole lihtsalt asjad, mis valmistavad Su ülemusele heameelt, vaid tõstavad ka sinu väärtust juhiabina. Enamus inimesi kahjuks oskab kasutada väga väikest osa erinevate programmide võmalustest, mis ei anna neile paraku mingit eelist tööjõuturul.

8. LEIA SÕPRU

Sa pead olema selline inimene, kes loob head suhted erinevate inimestega, mis omakorda aitab Sul sinu tööd kergemini teha. Edukad on need, kes teavad, et edasijõudmiseks on vaja sõpru. Head juhiabid teavad, et kui nad aitavad teisi, siis aidatakse ka neid kui neil peaks vaja olema. Nagu leiab Dale Carnegie (“Kuidas võita sõpru ja mõjutada inimesi” autor), siis on 6 viisi, kuidas panna inimesed end armastama:
– Huvitu siiralt teistest inimestest.
– Naerata.
– Pea meeles, et inimese nimi kõlab selle inimese jaoks kõige armsamalt ja kõige tähtsamalt ükskõik mis keeles.
– Ole hea kuulaja. Julgusta teisi endast rääkima.
– Kasuta termineid ja väljendeid, millest teised ka aru saavad.
– Lase teistel inimestel end tähtsana tunda, ja tee seda siiralt!

9. ERISTU MASSIST

Kui Sa oled juba tööle saanud, siis on aeg keskenduda oma karjäärile ja kui firmas on edutusplaan, siis hoolitse selle eest, et Su ülemus oleks teadlik Sinu peamistest kohustustest, saavutustest ja lojaalsusest firmale eelmiste aastate jooksul. Seda kõike on vaja, et saada võimalus täiendkoolituseks, edutamiseks ja palgatõusuks kui on sobiv aeg. Sa pead õigustama selliseid taotlusi, selgitades, millist lisaväärtust oled Sa suuteline pakkuma oma ülemusele ja firmale. Niisiis – pane oma portfolio kokku. Kui firmas pole edutamise süsteemi, siis lihtsalt võta oma saavutuste nimekiri ühes ja lepi ülemusega kokku aeg karjäärivestluseks.
Leia aega uute oskuste õppimiseks, mis aitaksid Sul eristuda massist.

10. ÄRA ENNAST ÄRA UNUSTA

Mõned juhiabid on nii süvenenud oma ülemuse abistamisse, et unustavad iseenda eesmärgid ja pürgimused. Kord kuus pead Sa aga leidma aega, et vastata järgmistele küsimustele:
– Kas Sa oled seal kus Sa tahad olla?
– Kas Sa naudid seda?
– Mida Sa oled sel kuul sellist teinud, mis on andnud sulle lisaoskusi?

Edukad juhiabid teavad, et on oluline leida aega enda jaoks, seega:
– Mine trenni
– Mine joogasse
– Kohtu sõprade ja perega
– Mine näitusele
– Mine kinno

Loodetavasti leidsid sellest materjalist midagi, mida kohe kasutada saad.

Sinu ekursus